Il Lavoro

Per chi non lavora nel settore spesso è difficile comprendere appieno la mole di lavoro che si macina negli uffici dell'Amministratore di condominio. Di seguito quindi un elenco delle principali mansioni svolte nel nostro ufficio, tramite la quale, speriamo, le somme che l'Amministratore percepisce vengano, per una volta, considerate un meritato compenso.

Manutenzione ordinaria

L'aspetto più evidente nell'intera Amministrazione è la gestione delle situazioni di emergenza così da ovviare nella maniera più rapida e tempestiva a tutti i piccoli guasti e malfunzionamenti che in un condominio si possono verificare. Commissioniamo quotidianamente interventi ai nostri fabbri, agli idraulici, agli elettricisti, agli antennisti, agli ascensoristi e così via. Fa parte della manutenzione ordinaria anche la supervisione sulle imprese di pulizia e sulle ditte che lavorano per il condominio (giardinieri, fuochisti, etc...). Ognuno dei suddetti interventi e lavori viene poi fatturato. Bisogna quindi controllare la correttezza degli importi, la rispondenza con eventuali contratti o preventivi e quindi provvedere al pagamento e all'archiviazione della fattura, adempiendo ai relativi obblighi di legge, come il versamento della ritenuta d'acconto.

Rendiconto e consuntivo

Uno degli obblighi di legge più stringenti per un Amministrazioni è la redazione annuale di un Rendiconto analitico spese che elenchi in maniera chiara e leggibile tutte le spese sostenute dal condominio durante l'esercizio. Il Rendiconto include tutte le fatture emesse dai fornitori del condominio, le bollette per le forniture (luce, gas, acqua, etc...), le spese Amministrative, gli stipendi del custode, dove presente, e ogni altra spesa sostenuta a beneficio del condominio. Il Rendiconto va poi ripartito: ad ogni condomino va attribuita la quota corretta di spese condominiali, in modo che ognuno paghi solo ciò di cui ha effettivamente usufruito. A questo scopo viene redatto un Consuntivo, tramite il quale vengono applicate alle spese dell'esercizio le tabelle millesimali, così da ottenere gli importi imputabili a ognuno.

Pagamenti

Tutti sanno cosa sono le spese condominiali ma non sempre si pensa al lavoro che sta dietro la loro emissione e la riscossione: settimanalmente provvediamo a scaricare tramite servizio di home banking i pagamenti ricevuti tramite MAV o tramite bonifico bancario e versiamo su conto corrente gli incassi effettuati in contanti o tramite assegno nel nostro ufficio. Ogni pagamento va contabilizzato e archiviato accuratamente per la futura consultazione. Un lavoro non indifferente se pensiamo che il nostro Studio gestisce circa 1.500 unità immobiliari, ognuna delle quali paga dalle 4 alle 7 rate annuali. E non dimentichiamo che, triste a dirsi, c'è sempre chi si "dimentica" di pagare: bisogna quindi monitorare costantemente la situazione delle scadenze e provvedere all'invio di solleciti in caso di mancato incasso.

Assicurazione e sinistri

Ogni condominio è coperto da polizza assicurativa che garantisce rimborso in caso di guasto agli impianti o alle strutture condominiali. Pertanto ogni volta che riceviamo fattura per un intervento di manutenzione coperto dall'assicurazione provvediamo all'apertura di un sinistro, concordiamo con il perito un sopralluogo in condominio e, una volta ottenuta la liquidazione dell'atto, provvediamo a contattare i danneggiati per fornire loro il relativo rimborso.

Pratiche legali

Quando un sollecito non è sufficiente, è necessario provvedere nelle opportune sedi al recupero del credito. Le pratiche per morosità sono affidate a Studi legali esterni che collaborano con noi. Bisogna pertanto mantenersi costantemente aggiornati con i nostri Avvocati, dando istruzioni su come procedere.

Posta

Potrebbe sembrare un aspetto irrisorio, ma un ufficio di Amministrazione spedisce migliaia di buste ogni mese. Bisogna quindi provvedere a comporre e fotocopiare la documentazione per l'invio (convocazioni o verbali di assemblea, comunicazioni, circolari, censimenti, etc...), imbustarla, timbrare e affrancare le buste e quindi affidare il tutto alle poste.

Adempimenti fiscali

Molti uffici delegano a commercialisti esterni molte delle pratiche necessarie al rispetto delle normative tributarie vigenti. Noi invece preferiamo fare tutto in casa: oltre al versamento mensile delle ritenute d'acconto e al pagamento dei contributi dei custodi, provvediamo ogni anno ad adempiere a una serie di obblighi legali: la predisposizione del quadro AC (che attesta i versamenti effettuati per i lavoratori autonomi che collaborano con il condominio), l'invio a ciascun fornitore della certificazione di avvenuto versamento, la predisposizione del 770 (in sostanza la "Dichiarazione dei redditi" del condominio) e l'apertura di pratiche per il recupero fiscale in caso di lavori straordinari.

Manutenzione straordinaria

Ci sono interventi che vanno oltre il semplice mantenimento del condominio. Installare un nuovo ascensore, ristrutturare la facciata del condominio, ripristinare la pavimentazione del cortile, effettuare tutte le riparazioni conseguenti ad un incendio: sono solo alcuni degli interventi straordinari che siamo stati chiamati ad eseguire negli ultimi mesi. Per ognuno è necessario un attento studio al fine contattare ditte qualificate, analizzare i preventivi forniti e ovviare al meglio a tutti i disagi che l'apertura di un cantiere comporta.

Il presente elenco non può chiaramente essere esaustivo: amministrare un condominio significa in primo luogo adempiere ad ogni richiesta che proviene dai condomini che vi abitano. Ogni giorno evadiamo quindi decine e decine di richieste che non è possibile in questa sede riassumere. Speriamo però di aver dato un idea del costante lavorio che anima uno Studio di Amministrazione condominiale.

Alcuni dei servizi offerti dallo Studio Mauri